On ne présente plus aujourd’hui le brainstorming, cette fameuse « tempête de cerveaux » : un groupe de personnes se réunit et trouve des idées, résout des problèmes, définit des processus, des algorithmes … L’idée générale est de parvenir à capitaliser de la manière la plus informelle possible sur l’expérience technique et personnelle des participants qui sont poussés à exprimer un maximum de suggestions et d’idées, même absurdes où impraticables ; l’écrémage se fera en aval de la réunion.
Néanmoins, nous le savons tous, ce petit miracle ne se produit pas à chaque réunion — fût-elle estampillée « brainstorm » — et ce qui semblait être une bonne idée peut au contraire vite tourner au fiasco : perte de temps, indécision, démotivation … Voici quelques réflexions personnelles pour faire de votre brainstorming un succès.
Préparation en amont de la réunion
Compte-tenu du caractère informel de la réunion, préparer un ordre du jour conventionnel semble contre-productif. Néanmoins, pour s’assurer d’en retirer tous les bénéfices, il est indispensable de préparer la réunion en amont …
Le choix de la problématique
Il est déterminant car il conditionne les autres choix : quelle est la problématique que la réunion doit permettre de résoudre ? Raisonner en termes de « problématique » présente l’avantage de nous forcer à borner le débat dès le départ, là où une « thématique » risquerait de nous laisser sans solution concrète in fine.
Par exemple « comment authentifier les utilisateurs de l’application XX ? » me paraît plus pertinent et plus sûr que « la connexion des utilisateurs sur mobile » car ce sujet fait le lien avec la technique (l’authentification est un concept connu et balisé) et avec le métier (on est bien dans le contexte d’une application mobile donnée).
Le choix des interlocuteurs
Une fois tranchée la question de la problématique, reste à déterminer qui inviter à votre brainstorm. Heureusement, les critères pour faire un choix éclairé ne manquent pas : compétences techniques et personnelles, expertise métier et/ou technique, fraîcheur/expérience, profils et caractères des personnes … Ou tout simplement disponibilité !
En tout état de cause, compte-tenu du caractère bref et intense de la réunion, mieux vaut privilégier des personnes intéressées et intellectuellement disponibles pour se livrer à l’exercice sans quoi vous risquez de perdre (et faire perdre) du temps et de l’énergie. La compétence technique est forcément un plus mais un brainstorming n’est pas un atelier technique, elle n’est donc pas une condition nécessaire à mon sens.
Le nombre d’invités dépend bien sûr fondamentalement de votre organisation et du sujet à traiter, mais n’oubliez pas que le nombre de canaux de communication potentiels augmente de façon exponentielle à mesure que vous rajoutez des interlocuteurs : l’idéal est donc de réussir à le limiter pour éviter une dilution de l’attention des participants.
Présence de la MOA
L’opportunité de la présence d’un représentant de la MOA pendant la réunion est à évaluer notamment en fonction de la technicité relative du sujet traité, mais aussi en fonction de la relation qu’il entretient avec l’équipe de projet : il ne faut pas que sa présence soit un obstacle psychologique (même involontaire) pour la réflexion du groupe.
Ainsi, si dans le cas d’une gestion de projet « agile » la présence du Product Owner me semble presque être une évidence, c’est vraiment à évaluer au cas par cas dans le cas d’une gestion « en cascade » plus classique.
Affiner sa connaissance du contexte métier / technique
Vis-à-vis de l’équipe technique, le chef de projet (CP) constitue bien souvent le lien avec le client : il est donc nécessaire d’être parfaitement au clair avec le périmètre métier et technique du projet pour pouvoir faire face aux questions, arbitrer et recadrer le débat quand c’est nécessaire pour que ce dernier puisse avancer dans la bonne direction.
Le déroulement de la réunion
Le grand jour est arrivé : vos invités s’installent dans la salle de réunion et le brainstorming peut commencer !
Le temps est compté
Comme indiqué précédemment, mieux vaut à mon sens communiquer dès le départ l’heure de fin de la réunion : les intervenants n’en seront que plus efficaces. Cette dernière ne devrait pas durer trop longtemps, afin ne pas en émousser la dynamique ; cela a également pour effet indirect d’économiser le temps, (et donc l’argent) tout en valorisant implicitement la participation des personnes qui acceptent de se prêter au jeu.
Entretenir la dynamique créative
Après avoir réalisé une exposition concise de la problématique, le CP devient un catalyseur qui va permettre à chacun de s’exprimer quitte à relancer, à questionner, à reformuler, à recadrer le débat si nécessaire, etc.
L’objectif global est de créer puis de maintenir une dynamique de création positive permettant aux idées d’émerger en tenant à distance du groupe les parasites externes (problèmes techniques, interruption inopinée de la réunion …) et internes (incompréhension de la problématique et de son contexte, problèmes interpersonnels …).
Et après ?
Les notes prises au cours de la réunion sont d’une grande valeur mais ne devraient probablement pas être publiées en l’état : en effet, il convient encore de distinguer les choix qui pouvaient être actés pendant la réunion, ceux qui devront l’être en comité de pilotage … Et au pire recenser les options qui n’ont pas pu être tranchées pour des raisons techniques ou métier et auxquelles il faudra apporter une réponse par un autre biais.
Une fois établie cette synthèse, il me semble de bon aloi de communiquer la version finalisée du document aux différents intervenants non seulement pour les informer mais aussi pour valoriser implicitement leur participation et leur implication.
Quelles sont vos astuces pour faire collaborer tout le monde lors de ce type de réunions ? N’hésitez pas à laisser vos conseils et remarques dans les commentaires 🙂 !