Intéressons-nous aujourd’hui aux kanbans ! Vous en avez peut-être déjà vu accrochés aux murs d’une start-up, d’une société du CAC 40, ou même dématérialisés, au sein votre logiciel préféré.
Cette approche minimaliste de la gestion de projet1 est devenue extrêmement populaire ces dernières années dans le petit monde du développement informatique qui semble lui convenir comme un gant … Voyons ensemble comment vous pouvez en tirer parti pour dynamiser votre gestion de projet !
Retour aux sources
À son niveau le plus élémentaire, un kanban n’est pas très impressionnant : des post-its placés dans des colonnes matérialisées sur un tableau blanc, rien de bien palpitant … On réduit bien souvent la pratique du kanban à ces éléments physiques fondamentaux, ce qui est une erreur.
En effet, dans la reformulation agile qu’il donne de la méthode kanban, David J. Anderson identifie quatre principes de base2 :
- les processus ainsi que les rôles s’inspirent des pratiques en place au sein de la structure, kanban n’est pas prescripteur à ce niveau-là ;
- de manière connexe, les titres professionnels, les fonctions, les domaines de compétence/responsabilité doivent également être respectés pour éviter que des membres ne se sentent menacés ;
- l’acceptation du changement continu par l’équipe est un pré-requis indispensable, mais il doit s’agir de petits changements, pour vaincre les résistances et les appréhensions qu’ils génèrent ;
- le leadership doit être encouragé à tous les niveaux : toutes les idées sont bonnes à prendre, d’où qu’elles viennent.
Tout ceci peut sembler assez abstrait, mais regardons concrètement comment votre projet peut en bénéficier.
Intégrez Kanban dans votre projet
Matérialisez le flux de travail
C’est l’aspect le plus visible de kanban : on le matérialise généralement par un tableau pourvu de différentes colonnes qui correspondent aux différentes étapes par lesquelles une tâche (le plus souvent un post-it) est susceptible de passer (typiquement au minimum : « à faire », « en cours », « fait »).
Le choix des étapes est libre et doit être le reflet de l’organisation de projet au sein de votre structure : par exemple, vous pourriez ajouter des colonnes telles que « validation service juridique », « intégration des maquettes », « recette client », etc.
Enfin, j’ajoute que si vous ne souhaitez pas mettre un place un tableau physique, de nombreux logiciels vous permettent de mettre en place des kanbans et de les partager avec les intervenants, par exemple : Trello ou Wekan.
Bornez le flux
Une fois mises en place ces différentes colonnes, il est nécessaire de borner le flux de travail afin d’éviter de potentiels encombrements dans le flux, qui ne peuvent avoir que des effets négatifs.
Il est nécessaire de limiter le nombre de tâches qui peuvent se trouver à un instant t dans chaque colonne de votre kanban. Pour ce faire, vous pouvez flanquer chaque colonne d’un nombre qui rendre cette borne explicite.
L’explication est simple : si votre équipe de développement ne compte par exemple que deux personnes, il n’est probablement pas nécessaire d’encombrer leur colonne en leur associant directement une dizaine de tâches …
Deux règles générales s’appliquent alors :
- les tâches à réaliser doivent être assignées le plus tard possible ;
- si la colonne est pleine, il n’est pas possible de surcharger le flux, mais on peut exceptionnellement substituer une tâche par une autre.
Ce système ne peut toutefois fonctionner qu’avec des tâches dont la difficulté est toujours équivalente : pour gérer des tâches plus complexes, vous pouvez soit prendre le parti de les découper, soit leur donner une note de complexité relative (à établir avec l’équipe, lors d’un planning poker, par exemple) et donner un score maximal à la colonne elle-même. Cette évaluation de la charge fera l’objet d’un article ultérieur.
Suivez flux de travail
Chaque opération affectant une tâche, une colonne, (ou même le système entier) doit être enregistrée, rapportée et mesurée pour pouvoir faire l’objet d’une analyse ultérieure et conduire à d’éventuels ajustements tout au long de la vie du projet.
Explicitez le fonctionnement du flux
Il est fondamental que tous les acteurs qui vont intervenir dans le flux de travail connaissent les règles du jeu qui régissent ce dernier et les respectent, par exemple :
- quelles sont les conditions pour qu’un kanban change de colonne ?
- qui peut modifier l’ordre des tâches à effectuer ?
- etc.
Sachez reconnaître les opportunités d’amélioration
L’analyse du fonctionnement du flux de travail et sa bonne compréhension par tous doit permettre d’y intégrer régulièrement les changements pour l’améliorer. Ce processus d’amélioration continue fera l’objet d’un article ultérieur, j’y reviendrai alors plus en détails.
Tirez-en les bénéfices !
Intéressons-nous aux bénéfices potentiels que vous pouvez imaginer retirer de la mise en place d’un système de kanban au sein de votre projet.
En interne
Au sein de l’équipe, la communication lors des réunions d’équipe régulières sera simplifiée car les règles mises en place pour le fonctionnement du kanban formeront une base de travail stable et facile à suivre pour tous car ses règles sont définies à l’avance : les priorités, la charge de travail de chacun, le suivi du cycle de vie des tâches, etc.
Par ailleurs, cette meilleure compréhension du projet dans sa globalité et les échanges qui s’en suivent permettront ainsi aux membres de votre équipe de se sentir plus impliqués, chacun étant une pièce incontournable dans le cycle de vie des tâches.
Pour vous, le chef de projet, cette approche permet également, grâce à son suivi régulier, d’identifier les points de blocage de manière plus fine et ainsi vous permet d’anticiper et d’apporter la meilleure réponse. Par exemple :
- vous constatez que les développeurs sont toujours débordés : peut-être faut-il limiter leur charge de travail, ou bien ajouter une ressource supplémentaire pour gérer le surcroît de travail ?
- les tâches semblent s’accumuler dans la colonne « recette » ? C’est que le client semble rencontrer des problèmes pour arriver à le faire dans les temps …
En externe
Dans un contexte « agile » (ou tout au moins dans une démarche de plus grande transparence) vous pouvez également associer votre client au fonctionnement de votre kanban : une fois expliquées les règles qui en régissent le comportement, cela peut-être une bonne façon de discuter en toute transparence des enjeux, des priorités à donner à certaines tâches, etc. À vous de voir si cela peut se justifier ou non !
Pour finir …
In fine, on pourrait ainsi imaginer parvenir à un système fluide et autonome où les tâches sont comme « tirées »3 presque mécaniquement à chaque étape du flux de travail par le poste aval jusqu’à leur réalisation complète et leur intégration au produit.
Sans arriver jusqu’à un tel degré d’industrialisation, il est évident que kanban est une bonne manière de dynamiser la gestion d’un projet, même si ce dernier s’inscrit dans un modèle plus classique (type cycle en V).
Avez-vous déjà utilisé un kanban, ou prévoyez-vous de le faire ? Laissez donc un commentaire ci-dessous afin de partager votre expérience !